Prosedyrer for utredning og drift av samarbeidstiltak i Vest-Finnmark

INNLEDNING
I tillegg skal prosedyrene sikre en god organisasjonsmessig forankring ved at de som skal ha ansvaret for å drive samarbeidsområdene i de enkelte kommunene har fått delta i utredningsarbeidet og vært premissleverandør for det nærmere samarbeidet.

Prosedyrene kan bli justert etter hvert som en vinner erfaring.

Gjeldende vedtekter for regionrådet er ikke klargjørende nok for hvordan beslutninger fattes og hvordan forberedelser og beslutningsløp kan legges opp på en smidig og effektiv måte. Dette vil måtte utvikles over tid, og det kan være aktuelt å etablere ulike beslutningløp avhengig av hvilke typer saker det gjelder.

I en første fase vil det være klokt å legge opp tunge løp, dvs at regionrådet som sådant beslutter, etter forutgående behandling i den enkelte kommune. Det vil være viktig at regionrådet er godt forankret i kommunene, og at de kommunale organisasjoner som sådanne blir involvert i de samarbeidstiltak som er aktuelle.

Over tid vil en kanskje se en oppmykning av de tunge løp med delegering av vedtak.

Dersom en betrakter regionrådet som et internt marked, vil det i regi av regionrådet kunne finnes områder der alle samarbeider, men også områder der bare noen kommuner samarbeider.

Dette gir fleksible løsninger.

A: UTREDNINGSPRINSIPPET

Når et område besluttes vurdert som et aktuelt samarbeidsområde, skal det utredes om og hvordan samarbeidet kan legges opp. Beslutning om å utrede samarbeid, gjøres av regionråd etter forutgående drøfting av rådmennene i regionrådets kommuner.

Rådmennene skal ha gjort en vurdering av den forretningside som det aktuelle tiltaket kan tenkes etablert på. Vurderingen kan gjøres av rådmennene selv, eller på annen måte, og den bør konkludere med at det bør gjøres et utredningsarbeid.

Når et område besluttes utredet, skal det, basert på en gjennomdrøftet forretningside, gis et mandat for arbeidet. Det skal dessuten utpekes deltakere fra de kommuner som er aktuelle for samarbeid til en felles arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen skal ha leder og sekretær og arbeidsgruppen skal selv utarbeide framdriftsplan for sitt arbeid. Normalt vil det ikke bli stilt eksterne midler eller krefter til disposisjon i utredningsarbeidet. Utgifter til utredning dekkes av den enkelte kommune på samme måte som for møter i regionrådet. Der hvor det er snakk om kurante områder, kan arbeidsgruppen avtale møter pr telefon eller ha kontakt med hverandre via internettordninger.

Hovedavtalens regler om medbestemmelse forutsettes praktisert slik at hver enkelt kommune har ansvaret for å informere de ansatte i egen kommune.

Utkastet skal i hvert fall ha forslag til hvordan samarbeidet på det aktuelle området er organisert, hvilke personalmessige og ressursmessige fordeler samarbeidet gir, og hvilke kostnader (priser) hver enkelt kommune kan forventes å få på området.

I utredningsarbeidet skal det også pekes på trusler mot at samarbeidet kan fungere og gis praktiske motforestillinger.

Utredningsarbeidet er avsluttet når arbeidsgruppen har levert et ferdig utkast til sekretariatet for regionrådet. Rådmennene kvalitetssikrer deretter utkastet før det tas opp i den enkelte kommune.



B: BESLUTNING OM IGANGSETTING AV SAMARBEIDSTILTAK

Beslutning om igangsetting av samarbeidstiltak gjøres av regionråd etter forutgående nødvendig behandling i den enkelte kommune.

Vedkommende tiltak igangsettes etter at nødvendige avtaler og forutsetninger er på plass.


C: EVALUERING OG ÅRLIG RAPPORTERING AV SAMARBEIDSTILTAK

Det skal gis årlig evaluering og rapportering på de igangværende samarbeidstiltakene til regionrådet. Slik evaluering og rapportering utarbeides i fellesskap av de kommuner som deltar i ordningen.

I forbindelse med dette kan vedkommende tjeneste bli justert og endret.

Leverandørkommune( -r) har hovedansvar for å få gjennomført evaluering og rapportering.


D: ANNET

For øvrig gjelder forutsetninger om samarbeid om tjenester i Vest-Finnmark som følger som vedlegg til denne prosedyre.