Mandat og tiltak

MANDAT UTREDNINGSGRUPPER SAMARBEIDSTILTAK I VEST-FINNMARK REGIONRÅD

1. UTVIDE OMRÅDET FOR RSK VEST-FINNMARK: (RSK = regionalt samarbeidskontor)

INNLEDNING
Regionalt samarbeidskontor for Vest-Finnmark er i dag et regionskontor forutvikling, kontaktskaping og koordinering av etter- og videreutdanning og utviklingstiltak i regionen innenfor skole og barnehagesektoren i de seks kommunene som i dag utgjør Vest Finnmark. Det er utarbeidet vedtekter for RSK, hvor det er definert oppgaver, styringsorgan, nettverk, budsjett og regnskap. Det er i dag enighet om at dette organet fungerer godt, og at kommunene har stor nytte av samarbeidet. Tanken er å se om det kan være aktuelt å utvikle tilsvarende samarbeid innenfor de andre kommunale områder etter lignende mal som for det etablerte RSK. Gjennom slikt samarbeid, vil kommunene kunne få bedre, mer målstyrt utdanning og utvikling som også vil bli mer effektiv enn dagens ordninger.

SAMARBEID OM PLANER
For å få til et slikt samarbeid, må kommunene utvikle felles eller integrerte utdannings- og utviklingsplaner. Det er dette som danner plattformen for de program som RSK i dag gjennomfører med de budsjettmidler som de enkelte kommuner tildeler RSK. Oppbygging av et planverk som grunnlag for de tiltak som skal gjennomføres vil måtte etableres gjennom ”nedenfra og opp prosesser” som munner ut i integrerte utviklingsplaner for kommunene. I forbindelse med utarbeiding av planer vil det måtte etableres samarbeidende nettverk i de deltakende kommuner. De samme nettverk vil kunne brukes i forbindelse med den senere gjennomføring av tiltak.

UTVIKLING GJENNOM SOSIALE NETTVERK
RSK sin formelle plattform er gjennomføring av etterutdannings- og utviklingstiltak. Formelt skjer det gjennom vedtak om igangsetting av konkrete tiltak. I tillegg har RSK etter hvert utviklet mer uformelle funksjoner som forum for faglige og sosiale nettverk, der folk kan møtes og ha toveis kommunikasjon. Særlig viktig er dette for de minste kommunene, med bare få fagpersoner på hvert område. For nyansatte gir en slik tilknytning stor verdi. Å ha et faglig miljø gir styrke og tilhørighet. Det er ikke så mange slike arenaer i vårt fylke. Disse funksjonene er viktige tillegg, særlig i en situasjon der en skal utvikle sterkere regionalt samarbeid. Et av de funn som trekkes fram for vellykket interkommunalt samarbeid, er å etablere det dypt nede i organisasjonene. Jo flere som kan trekkes med, jo bedre er det. Og jo flere områder de trekkes med på, jo bedre er det. Det vil i alle fall være nødvendig å trekke inn nettverk nede i organisasjonene i forbindelsemed etablering av planer. Det vil bli en tilleggsgevinst at bredere nettverk også kan trekkes inn i gjennomføring ved at det blir tilrettelagt ved organisering.

SENTRALISERT ELLER DESENTRALISERT SAMARBEID?
Den første tanke som dukker opp når en skal utvide RSK til å omfatte alle kommunale områder, er å flytte en slik avdeling til stab hos rådmannen i en av kommunene og der utvikle organ som kan planlegge og administrere alle utdannings- og utviklingstiltak. Deretter etableres de nettverk og samarbeidskonstellasjoner som trengs for å få fram gode planer og drifte de tiltak som skal gjennomføres. Det styres og samordnes fra et sted. Det kan være gode grunner for å etablere en annen struktur. Denne kan bestå i parallelle enheter til nåværende RSK på andre felt. RSK vil da kunne bestå slik som i dag, med den tilleggsfunksjonen at den kan være et praktisk mønster for de andre, og RSK vil samtidig kunne få andre enheter å samhandle med. Dette vil kunne gi positive bidrag også til RSK. En slik måte å organisere på, vil også innebære at en kan legge det praktiske og administrative ansvaret til flere kommuner og derved få til arbeidsdeling. Dette vil kunne virke utviklende for flere. Samtidig etableres det bredere organisasjonsmessige forankring. Både et sentralisert og et desentralisert system kan utvikles i etapper. Et fullt utbygd system vil være en stor oppdragsgiver på etterutdanning og utvikling og vil derigjennom være en stor aktør i markedet. Kostnader med en desentralisert modell vil være at dette må samordnes på flere nivå; utførende og styrende, og at det også må avtales hvor tverrsektorielle utviklingspakker skal utvikles. Eksempler på tverrsektorielle pakker vil være servicekontoropplæring, lederutvikling på ulike nivå, saksbehandleropplæring. En må også være forberedt på at den administrative kostnaden med en desentralisert drift vil kunne bli noe høyere, bl a fordi det vil være ”stordriftsfordeler knyttet til sentral drift”. Spørsmålet om sentralisert eller desentralisert samarbeid om etterutdanning og utvikling, eller varianter av dette bør tas inn i et mandat for en utredningsgruppe fordi dette er en interessant og relevant problemstilling.

PRAKTISK GJENNOMFØRING OG FRAMDRIFT
Det må regnes med at et utredningsarbeid vil måtte ta inntil et halvt år. Utredningsarbeidet vil være så stort at det må regnes med at den som skal ta på seg sekretær/utrednings og framdrift av dette, må kjøpes fri. Det finnes muligens aktuelle personer internt i noen av kommunene som kan ta på seg dette. Kostnad med frikjøp samt andre kostnader i forbindelse med utredningsarbeidet må kunne tas inn i en søknad om ekstern støtte. Etter at utredningsarbeidet er gjennomført og eventuelt besluttet igangsatt, vil det måtte gjennomføres et planarbeid der deltakerkommunenes behov gir ramme for innhold. Et slikt planarbeid vil ta inntil et år. Deretter vil en kunne begynne å bruke planen. Det bør også være mulig å søke ekstern støtte til utvikling av det felles plangrunnlaget. Planen bør rulleres hvert andre eller tredje år. Det vil antakelig være fornuftig å foreta noen straksvurderinger som kan danne grunnlag for igangsetting av utdanningstiltak etter at en har besluttet igangsatt et utvidet samarbeid, men før en har etablert noe felles planverk. Derved vil en være i gang på prioriterte områder. Når en har besluttet å sette i gang et utredningsarbeid, vil det være hensiktsmessig å kjøre et startseminar med bred deltakelse fra alle kommuner der en setter i gang prosessene. En må regne med at det kan ta halvannet til to år fra en beslutter igangsatt et utredningsarbeid til en har oppe nye system forutsatt at det ellers går greit underveis. En utredningsgruppe bør være sammensatt av personer med ulik bakgrunn og som representerer ulike organisasjonsmessige posisjoner i kommunene. Arbeidsgruppen bør tildeles midler for å kunne gjennomføre arbeidet på en hensiktsmessig måte. Tildeling skjer i eget vedtak, bl a med grunnlag i de eksterne midler som stilles til disposisjon. Et sentralt poeng i den fasen vi nå befinner oss, er å få fram reelle og foreløpige synspunkter allerede nå på om kommunene er innstilt på å ta konsekvensene av de resultat som kan komme av et utredningsarbeid, og sette penger inn i dette, dersom gode saklige grunner skulle tilsi det. Det har liten interesse i å starte et større arbeid, dersom det ikke følges opp.

Forslag til mandat:
Det nedsettes en arbeidsgruppe til å utrede følgende:

1. Hvordan det på en hensiktsmessig måte kan etableres felles utvikling, kontaktskaping og koordinering av etter- og videreutdanning og utviklingstiltak innenfor alle kommunale områder i de seks kommunene i Vest-Finnmark. Det tas utgangspunkt i den avtale og de vedtekter som gjelder for RSK.

2. Det skal utredes minst to ulike modeller å organisere samarbeidet på; en sentralisert og en desentralisert, eventuelt kombinasjoner av disse alternativ.

3. Det skal også utredes hvordan planarbeidet på området kan organiseres på en hensiktsmessig måte i forhold til de modeller som utredes, jfr. pkt. 2.

4. Det skal fremmes forslag til hvilke områder som bør prioriteres.

5. For øvrig gjelder de generelle forutsetninger for samarbeid om tjenester i Vest-Finnmark

6.Utredningsgruppen sammensettes slik:

2. FELLES HJEMMESIDE FOR VEST-FINNMARK REGIONRÅD
Dersom/når samarbeidet mellom kommunene i Vest -Finnmark kommer i mer faste former, vil det være av interesse å få opp en hjemmeside. Måsøy kommune kan ta på seg å etablere denne og drifte den for en nærmere avtalt pris. På hjemmesiden kan en også legge inn ”en intern børs for høringsuttalelser”, se tiltak tre nedenfor.

3. UTVIKLE ET SYSTEM MED FELLES HØRINGER
Det er mulig å rasjonalisere arbeidet med å gi uttalelser o l som sendes kommunene i Vest-Finnmark, eller som det er aktuelt å underlegge felles utredning. Dette kan skje ved å etablere en felles intern høringsbørs. Basert på de drøftinger som skjedde i Alta 10.2.2003, legges det opp til følgende prosedyrer:

Det innføres en webbasert ”intern børs for høringsuttalelser” som bygges opp slik:

1. Utpekt webansvarlig kommune (Måsøy) og instans er adressat for mulige felles høringer, og har ansvaret for å holde børsen oppdatert.

2. Børsen bygges opp med følgende registreringsordning:
A Sak til høring.
B Hvilket tiltak som er iverksatt i forhold til vedkommende sak.
C Høringsfrist.
D Kontaktperson/ saksbehandler i den enkelte kommune.
E Ikke interessert ( ev. merknad)

3. Kommunene melder inn aktuelle høringssaker til web-ansvarlig som sørger for oppdatering.

4. ”Børsordningen” gjøres kjent internt i de enkelte kommuner. Saksbehandlere kan derigjennom samarbeide med kollegaer i de andre kommuner om oppbygging av felles høringer, og hvem som kan ta ansvar for bearbeiding.

5. Saksbehandling i de enkelte høringer følger vanlig og god saksbehandlings-skikk, med særlig vektlegging på prinsippielle sider og gode ekstrakt av innhold i vedkommende sak. Saksbehandlers ( eventuelt flere) signatur skal fremgå av fremstillingen.

6. Det skal som hovedregel ikke tas betalt for arbeidet med å utforme felles høringsuttalelser.

7. Ordningen evalueres etter et år.

4. INNKJØPSSAMARBEID
Det nedsettes en arbeidsgruppe til å utrede: Hvilke områder som kan være aktuelle for regionalt samarbeid innenfor innkjøp. Mandatet omfatter både innkjøp i den løpende drift og anskaffelser i forbindelse med investeringer. Arbeidsgruppen tar utgangspunkt i de områder der det antas å være mest å hente på samordning av innkjøp. Arbeidsgruppen skal også fremme forslag til hvordan et eventuelt samarbeid kan organiseres og beregne kostnader til drift, og hvordan det kan finansieres/fordeles mellom de samarbeidende kommuner. Det skal utarbeides rutiner og maler innenfor innkjøpsområdet. Endelig skal arbeidsgruppen vurdere om det er tilfredstillende innkjøps-kompetanse i forhold til lov om offentlige anskaffelser m m i kommunene, og om så ikke er tilfelle, foreslå tiltak/program for å ivareta dette hensyn. Arbeidsgruppen sammensettes slik: Som en innledning til sitt utredningsarbeid skal arbeidsgruppen snarest mulig skaffe seg oversikt over: · Hvilke innkjøpsordninger man har i hver enkelt kommune · Hvilke innkjøpsavtaler man har i den enkelte kommune · Hvilke ønsker om felles innkjøp man har i den enkelte kommune · Hvordan man lett kan kople seg opp mot aktuelle og eksisterende innkjøpsavtaler · Formålet med dette innledende arbeidet er å kunne komme fortest mulig i gang med praktisk felles innkjøpssamarbeid.

5. JURIDISKE KONSULTASJONER Rådmannen i Alta utarbeider et forslag til hvordan flyten av juridiske konsultasjoner mellom kommunene i Vest-Finnmark kan skje på en enkel og ryddig måte. Leverende kommunes og mottakende kommunes formelle ansvar i forbindelse med konsultasjonene forutsettes å være klargjort. Forslag til forenkelt økonomisk oppgjør for konsultasjonsordningen skal også foreligge. Den juridiske konsultasjonsordningen skal ha tilfredstillende kvalitet uansett i hvilken form den skjer i. (muntlig/skriftlig)

6. BARNEVERN Det nedsettes en arbeidsgruppe til å utrede følgende: - Behov for fosterhjem og barnevernsinstitusjoner i Vest-Finnmark. - Samarbeid om tilsyn i barnevernet ( f eks felles tilsynsfører). - Samarbeid om ”buffere” til kommuner som har stort midlertidig press på sine barnevernstjenester. Arbeidsgruppen skal foreslå hvordan eventuelle samarbeidstiltak kan organiseres og finansieres. Dersom arbeidsgruppen fremmer forslag til endring av dagens ansvarsforhold innenfor barnevernet, skal dette gå klart fram av gruppens forslag. Arbeidsgruppen sammensettes slik:

7. FELLES MALER FOR HMS, IKT, VAR, GEBYRREGULATIV M M
I første omgang ser man nærmere på de tekniske tjenester, da ved å ta en generell diskusjon mellom kommunenes tekniske etater. I hvert fall er oppmålingstjenester og beregningsgrunnlag for VAR- tjenester aktuelle nå. Sekretæren for regionrådet, Jens Are Breivik tar initiativ i samarbeid med rådmannen i Hasvik til den videre oppfølging av dette temaet.

8 FORBEREDELSE AV FELLES IKT- SYSTEM PÅ LANG SIKT I forbindelse med nyanskaffelse av dataprogram og utstyr, vil kommunene ha interesse i å kunne samkjøre seg mot felles løsninger i framtiden. Siden det er aktuelt for noen av kommunene å fornye egne IKT- løsninger forholdsvis raskt, vil det være behov for felles holdninger allerede nå. Rådmannen i Loppa har ansvaret for den videre oppfølging.